Руководство по программе "МЕДУЧЕТ SQL" → Электронная история болезни → Веб-архив медицинских документов
Новий веб-архів медичних документів
Що таке "Веб-архів медичних документів?"
- Це спеціалізований веб-сайт із захищеним доступом, на якому зберігаються копії медичних документів пацієнтів.
- Медичні документи надходять у веб-архів із медичних центрів, лабораторій або від окремих лікарів, а також можуть додаватися самими пацієнтами.
- Кожен пацієнт отримує персональний захищений доступ лише до своїх медичних документів.
- Веб-архів не є власністю якогось медичного центру чи лабораторії і працює абсолютно незалежно і однаково для всіх учасників медичного ринку.
Пацієнти самостійно розпоряджаються своїми медичними документами у межах свого облікового запису. Веб-архів - це сервіс для пацієнтів і для тих медичних центрів, які хочуть поліпшити рівень обслуговування своїх пацієнтів.
Нагадуємо, що робота веб-архіву - безкоштовна як для пацієнтів, так і для медичних центрів і лабораторій, які надсилають у веб-архів результати обстежень і консультативні висновки своїх пацієнтів.
Як відправляються документ у веб-архів?
Є декілька способів відправити медичний документ із "МЕДУЧЕТА" до веб-архіву.
Якщо мова йде про результати лабораторних досліджень, які виконуються безпосередньо в медичному центрі, то найбільш зручний варіант - це автоматична відправка готового результату відразу після його перевірки.
В програмі можна зробити такі налаштування, щоб для певних платників програма відправляла результати у веб-архів (наприклад, для платника "Самостійно" або "Термінал", бо це - фізичні особи), а для корпоративних платників (клініки-замовники лабораторних послуг) - не відправляла.
Також готовий результат можна відправити у веб-архів примусово, натискаючи кнопку "Веб".
Якщо ми говоримо про результати лабораторних досліджень, які медичний центр отримує від сторонньої лабораторії, то такі результати можна масово підшивати в електронні картки пацієнтів, і прямо в момент підшивки програма буде автоматично відправляти копію документів у веб-архів.
Про масову підшивку результатів у нас є окремий навчальний відео-ролик.
Якщо медичний центр все ще віддає перевагу роботі із паперовими документами, то їх також можна сканувати, підшивати відскановані файли в історію хвороби і відправляти пацієнту у веб-архів.
Нарешті, якщо лікарі клініки ведуть повноцінну електронну медичну документацію у програмі, то прямо із історії хвороби вони можуть відправити будь-який документ у веб-архів двома кліками мишки.
Як пацієнт дізнається про доступ до веб-архіву?
Після відправки документу до веб-архіву, програма "МЕДУЧЕТ" автоматично відсилає пацієнту СМС-повідомлення із персональними реквізитами доступу: адресу сайту веб-архіву, логін, пароль.
Логін і пароль програма генерує автоматично таким чином, щоб вони були унікальними для кожного пацієнта і не повторювалися у різних клініках. Якщо у пацієнта в програмі внесена адреса email, то це і буде логін. Якщо електронної адреси у пацієнта немає, то логін - це 10-значне число.
Додатково, ви можете надрукувати адресу сайту веб-архіву, логін і пароль на акті виконаних робіт пацієнта або на фіскальному касовому чеку.
Щойно новий документ надходить у веб-архів, виконується перевірка, чи є у цього пацієнта електронна адреса. Якщо у пацієнта є email, то веб-архів відправляє пацієнту додаткове повідомлення про те, що на його ім`я надійшов новий медичний документ.
Ви можете легко вбудувати сайт веб-архіву на одну із сторінок вашого веб-сайту, щоб пацієнт вважав, що доступ до веб-архіву йому надає саме ваш медичний центр. В такому випадку, в СМС-повідомленні, яке програма відправляє пацієнту, буде вказано саме веб-сайт вашої клініки. Нижче наведено приклад такої інтеграції (інтегрована сторінка веб-архіву на сайті медичного центру обведена червоним).
Що пацієнт може робити із документами у веб-архіві?
Документи у веб-архіві - це власність пацієнта. Він заплатив медичному центру за ці документи, і відтепер може робити із ними що завгодно.
Звичайно, найперша можливість - це перегляд документів. Зараз переглянути документи у веб-архіві пацієнт може і з комп`ютера, і з будь-якого мобільного телефону або з планшету.
Пацієнт може завантажити документ собі на комп`ютер або на телефон. Може переслати документ прямо із веб-архіву електронною поштою будь-кому. Може видалити документ, якщо вважає це за потрібне.
Нарешті, пацієнт може сам додати у веб-архів інші медичні документи для того, щоб під рукою завжди була електронна історія хвороби у повному варіанті. Мабуть, у кожного із нас зберігаються паперові копії старих консультацій, аналізів, УЗД... Їх можна додати у веб-архів просто фотографуючи на телефон (сканувати довше, але і якість буде вище)! Чому б цього не зробити?!!!
Якщо пацієнт обслуговувався у декількох медичних закладах, і кожна клініка відправляла пацієнту документи до веб-архіву, то для кожної порції документів веб-архів створить для пацієнта окремий обліковий запис. Це і зрозуміло, бо "МЕДУЧЕТ" генерує для одного і того ж самого пацієнта в різних клініках різні логіни для веб-архіву. Новий логін = новий обліковий запис.
Звісно, це не зовсім зручно для пацієнта, тому у нього є можливість об`єднати декілька своїх облікових записів в один. Після об`єднання акаунтів, всі нові документи, які приходять із обох клінік, будуть накопичуватися в "об`єднаному" обліковому запису, і пацієнт зможе заходити на сторінку веб-архіву, використовуючи будь-який із логінів і паролів, що надходили із обох медичних закладів.
Для прискореного входу у веб-архів пацієнт може скористатися опцією авторизації через одну із соціальних мереж (Facebook, Google...).
Наприклад, якщо адреса email, яку пацієнт залишив у клініці, співпадає із адресою у Facebook, то пацієнт може увійти на своєму телефоні або комп`ютері у веб-архів навіть без логіну і паролю. Достатньо клікнути на відповідну кнопку - і він уже у своєму акаунті веб-архіву. Також пацієнт може створити для входу свій власний пароль замість паролю, який йому надіслала клініка.
Чи потрібно це пацієнтам?
Використання веб-архіву - це круто, зручно і сучасно. Пацієнти можуть переглянути свої медичні документи будь-коли, звідки завгодно і з якого-завгодно пристрою. Хочете доказів? Ми зібрали деяку статистику для цього.
Будь-коли...
Щоночі, починаючи з 0:00 і до 6:00, десятки пацієнтів заходять в свої акаунти у веб-архіві, щоб переглянути і скачати документи. Хто ці люди і для чого вони це роблять в такий час - невідомо. Але це - медичний факт. Чи зможе ваша клініка надати такий сервіс із паперовими документами в будь-яку годину доби і в будь-який день тижня?
Звідки завгодно...
Наводимо для прикладу карту, на якій відмічено країни, з яких пацієнти заходили у веб-архів. Ці дані зібрані сервісом Google Analytics лише за декілька останніх місяців роботи веб-архіву.
Не дивно, що найбільша кількість користувачів заходить на сайт з України - 92%.
Далі йдуть за популярністю: Германія, Голландія, США, Великобританія, Росія, Франція, Польща, Італія... загалом - 94 країни світу... завершує цей список Туніс, Венесуела та Косово (є ще декілька місць, де нам потрібно попрацювати: Гренландія, Монголія, частина Африки і Південної Америки, Нова Зеландія, Антарктида).
Усі пацієнти, що заходили у веб-архів із цих країн - це клієнти українських лікувально-діагностичних закладів, і їм потрібні були копії їхніх медичних документів. Спитайте у них, чи зручно їм було?
З якого-завгодно пристрою...
Знову повертаємося до статистики Google Analytics. З комп`ютера на сайт заходить лише 49% пацієнтів, а 51% віддає перевагу перегляду документів з телефону або планшету. Тому що ці девайси - завжди під рукою: в транспорті, за обіднім столом, у ліжку, і навіть у туалеті. Чи у вас є якісь інші пояснення?
Ми бачимо, що пацієнтам цей сервіс подобається, і вони активно користуються веб-архівом. За статистикою, більше 40% пацієнтів, яким було надіслано документи у веб-архів, переглядають їх, і не по одному разу!
Звичайно, показник відвідувань веб-архіву відрізняться для пацієнтів лабораторій і медичних центрів.
Оскільки лабораторії надсилають у веб-архів документи, з якими пацієнти ще не були знайомі (нові результати аналізів), то пацієнти лабораторій частіше заходять у веб-архів (близько 65%). Пацієнти медичних центрів, у яких на руках вже і так є свіжі консультативні висновки та результати досліджень, звертаються до веб-архіву рідше (26%).
Ще одним фактором, який впливає на частоту відвідувань веб-архіву, є спосіб інформування пацієнтів про відправку документів у веб-архів.
Зрозуміло, що якщо клініка тишком-нишком завантажує документи у веб-архів і нічого про це не каже пацієнтам, то вони туди ніколи і не зайдуть! Бо не знають не лише логіну і паролю, але навіть не здогадуються про сам факт існування такого сервісу.
Але якщо для інформування використовується СМС, то показники відвідувань - максимальні (протягом перших 3 годин після завантаження документа, його переглядає 52% пацієнтів із тих, хто взагалі їх переглядає).
Якщо пацієнту лише друкують реквізити доступу на папері або покладаються на email, який веб-архів відправляє пацієнту у момент надходження нового документу, то загальна кількість переглядів зменшується в 1,5-2 рази.
Давайте вже будемо логічними до кінця, і якщо вже взялися відправляти документи пацієнта у веб-архів, то інформуйте його про це повноцінно і через усі канали зв`язку. Це ж у ваших інтересах, бо таким чином ви не лише повідомляєте пацієнта про новий документ, але і кажете йому: "Дивись, ми тебе любимо, і саме для тебе надаємо такий зручний сервіс! Залишайся з нами!".
Нові функції веб-архіву
Захищений доступ
Весь інтернет-трафік між сайтом веб-архіву і комп`ютером пацієнта тепер шифрується і надійно захищений.
Зміна будь-який персональних даних пацієнта та його логінів і паролів відбувається лише після внесення кодів підтвердження, які надсилаються на телефон або персональний email пацієнта.
Українська мова та можливість вибрати мову
Всі сторінки веб-сайту оформлені українською мовою. За бажанням, пацієнт може переключити мову на російську. Якщо є потреба в інших мовах - додамо без проблем.
Перегляд на будь-якому мобільному пристрої
Раніше документи із веб-архіву можна було переглядати лише з комп`ютера. Цього обмеження більше не існує!
Документи можна дивитися з планшетів, телефонів, смарт-ТВ... з будь-яких девайсів, на яких можна запустити інтернет-браузер.
Зберігання без обмеження у часі
В старій версії веб-архіву зберігання документів було обмежено терміном у 30 діб. Ми прибрали і це обмеження! Якщо пацієнт відмічає опцію "безстрокового зберігання документів", то так воно і буде!
Тепер вся історія хвороби пацієнта буде йому доступна будь-коли і будь-де у повному обсязі!
Пересилка документів електронною поштою
Пацієнт може прямо із веб-архіву переслати документ електронною поштою за будь-якою адресою. Статистика показує, що цією опцією користується 1% пацієнтів.
Можливість об`єднати декілька облікових записів в один
Якщо пацієнт обслуговувався у декількох медичних закладах, і кожна клініка відправляла пацієнту документи до веб-архіву, то для кожної порції документів веб-архів створить для пацієнта окремий обліковий запис. Це і зрозуміло, бо "МЕДУЧЕТ" генерує для одного і того ж самого пацієнта в різних клініках різні логіни для веб-архіву.
Звісно, це не зовсім зручно для пацієнта, тому у нього є можливість об`єднати декілька своїх облікових записів в один. Після об`єднання акаунтів, всі нові документи, які приходять із обох клінік, будуть накопичуватися в "об`єднаному" обліковому запису, і заходити на сторінку веб-архіву пацієнт зможе, використовуючи будь-який із логінів і паролів, що надходили із обох медичних закладів.
Вхід через соціальні мережі
Для прискореного входу у веб-архів пацієнт може скористатися опцією авторизації через одну із соціальних мереж (Facebook, Google тощо).
Наприклад, якщо адреса email, яку пацієнт залишив у клініці, співпадає із адресою у Facebook, то пацієнт може увійти в свій обліковий запис навіть без логіну і паролю. Достатньо клікнути на відповідну кнопку - і він уже у своєму акаунті веб-архіву.
Зручний і зрозумілий інтерфейс
Ми прибрали все зайве, щоб дизайн веб-сторінки був чистим і зрозумілим для користувача. Цей процес триває, досконалості немає меж.
Управління обліковим записом
Пацієнт може створити для себе новий обліковий запис, об`єднати декілька облікових записів в один, або видалити свій акаунт. Пацієнт - власник веб-архіву, і сам вирішує, що робити зі своїм обліковим записом і з документами в ньому.
Можливість для пацієнта самостійно завантажувати нові медичні документи
Ця опція зараз працює у тестовому режимі. Пацієнт може самостійно додавати у свій веб-архів файли із розширеннями PDF, JPEG, DOC, DOCS.
Якщо у пацієнта є лише паперові документи, то він може зайти на сайт веб-архіву з мобільного телефону, сфотографувати паперові документи і додати їх у свій акаунт. Вся процедура займає декілька секунд!
Ми зараз доопрацьовуємо цю функцію, щоб завантажені таким чином документи можна було додатково редагувати (повертати, обрізати тощо).
У майбутньому ми плануємо додати до веб-архіву ще декілька функцій
- Доопрацювати функцію завантаження фотографій медичних документів з телефону або з планшету відразу у веб-архів
- Можливість для пацієнта поділитися своїми документами із певним лікарем
Якщо постійний онлайн-доступ до своїх документів є у пацієнта, то чому його немає у лікаря цього пацієнта? Ми зробимо так, щоб пацієнт міг надавати тимчасовий доступ до вибраних медичних документів своєму лікуючому лікарю або декільком лікарям. Лікар зможе увійти у особистий кабінет на сайті веб-архіву, знайти там потрібного пацієнта і переглянути доступні документи (без права видалення і редагування). Якщо потрібно, лікар зможе додати для пацієнта новий документ. Пацієнт має право у будь-який момент відібрати у лікаря доступ до своїх документів.
- Особистий кабінет для страхової компанії
Якщо ваша клініка вимушена часто пересилати експертам страхових компаній копії медичних документів пацієнтів, то цей розділ - саме для вас. Працювати буде так само, як особистий кабінет лікаря, але без можливості додавання нових медичних документів. Тепер експертиза медичних випадків стане швидкою і прозорою.
Побоювання щодо використання веб-архіву
Ми боїмося віддавати медичні документи пацієнтам. А раптом, вони візьмуть готові результати досліджень і втечуть до конкурентів?
Радянська система охорони здоров`я міцно закріпила в голові думку про те, що медичні документи пацієнта - то є власність медичного центру. Це трохи дивна концепція для комерційного медичного закладу, бо пацієнт платить не лише за сам факт консультації / дослідження, але і за їх матеріальне втілення у вигляді медичного документу. По суті, пацієнт купує у вас папірець із результатами консультації або дослідження. То чому б не віддати йому ці документи, якщо за них заплачено? Нехай, у бюджетних закладах існує проблема копіювання документів (немає паперу, закінчився тонер тощо), але ж з електронним документом таких проблем немає. Хочеш власну копію - отримуй у веб-архів.
За нашою статистикою, лише 3% пацієнтів медичних центрів скачують собі на комп`ютер документи із веб-архіву (пацієнти лабораторій - в 3 рази частіше). Навіть якщо уявити собі, що вони це роблять для того, щоб "перебігти" з однієї клініки в іншу, то навряд чи відсутність документів у веб-архіві їх зупинить. Отже, якщо останнім засобом утримання пацієнтів від переходу до конкурентів є приховування від пацієнтів медичних документів, то можна лише поспівчувати такій ситуації. Спробуйте ще кайданки, або дустом їх, дустом!
Ми завжди відправляли результати пацієнту електронною поштою. Для чого нам цей веб-архів?
Цей канал зв`язку ще досить довго буде актуальним, незважаючи на низку серйозних проблем. Ми дуже добре знаємо про це, бо постійно стикаємося в різних медичних центрах з одними і тими ж ситуаціями:
- Адресу пацієнта записали із помилками. Незважаючи на те, що в "МЕДУЧЕТІ" працює вбудований коректор неправильних адрес електронної пошти, всі варіанти неправильного написання передбачити неможливо. В написанні адреси email можуть використовуватися 10 цифр, 26 літер та декілька спеціальних символів. Тому і ймовірність неправильного набору адреси різко зростає. Натомість, в номері телефону для відправки СМС, використовується лише 10 цифр, і кількість помилок при внесенні номерів телефонів набагато менша.
- Листи із медичними документами потрапляють пацієнту у папку зі спамом. Це - найбільш часта ситуація, і вплинути на це клініка не може.
- При використанні безкоштовних поштових сервісів (наприклад, gmail.com) досить суттєвим обмеженням є ліміт на відправку кількості листів протягом години.
- Пацієнт не перевіряє свою пошту, бо не отримує ніяких повідомлень про надходження нових листів.
- Адреса email пацієнта є не настільки "приватною власністю", як мобільний телефон. Дуже часто пацієнти не хочуть залишати в клініці свій email саме тому, що його "читають" інші члени родини.
- Email-сервіси російських провайдерів було настільки швидко заблоковано, що ніхто в клініках не встиг оновити контактні дані всіх пацієнтів. Тому, навіть якщо адреса в програмі записана правильно, пересічний пацієнт, скоріше за все, вже не може читати свою стару пошту. А клініка продовжує автоматично надсилати туди результати... З часом, адреси пацієнтів в клініках оновлять, але ж результат потрібен вже сьогодні!
Ми боїмося додаткових витрат, пов`язаних із роботою веб-архіву
Робота веб-архіву є безкоштовною як для медичних центрів, так і для пацієнтів!
Єдині побічні витрати - це витрати на відправку СМС пацієнтам про те, що їхній документ завантажено у веб-архів. Це астрономічна сума у розмірі 59 копійок (текст повідомлення перевищує 65 символів, тому оплата виходить, як за два СМС-повідомлення).
Як правило, медичні центри перекладають ці витрати на пацієнтів, додаючи до вартості консультації чи аналізів ще 1 гривню. Ми запитали про це у керівників медичних центрів, які використовують веб-архів:
Пацієнтам потрібно надсилати СМС-повідомлення про надходження документів у веб-архів.
Чи вартий цей сервіс тих 60 копійок, які доводиться витрачати на кожного пацієнта? Чи компенсуєте ви якось ці витрати?
Бондаренко Тетяна Станіславівна, головний лікар
Медичний центр "Савон", Київ"Вартий!!! Ці витрати враховані у загальній вартості послуги".
Антонюк Євгеній Сергійович, директор
Медичний центр "Інномед", Вінниця"Так обов’язково! Це значно зменшує навантаження на колл-центр. Витрати закладені у послугу. Також, зменшуючи навантаження на колл-центр дзвінками про аналізи, ми збільшуємо кількість дзвінків на запис".
Жиравецький Мирон Іванович, зав.лабораторією
Медичний центр "Біокурс", Львів"Витрати (аж 60 копійок) закладені в досить рентабельний лабораторний бізнес і ціну на аналіз. Якщо пацієнт заплатив середній чек 250 грн., то я не можу відмовити йому в 60 копійках вартості СМСки, яку ми беремо на себе".
Звучить переконливо?
Якщо ви ще не використовуєте веб-архів - долучайтеся. Адже, якщо у вас такого сервісу для пацієнтів немає, а у конкурентів є - це привід задуматися... для пацієнтів...
Для безкоштовного підключення до веб-архіву напишіть нам листа або заяву на "Портал клієнтів".